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转发关于贯彻执行《归档文件整理规则》的通知

发布时间:2017-08-30 15:57:00

转发关于贯彻执行《归档文件整理规则》的通知

 

各县市档案局馆,州直、中省直各部门和单位档案室(办公室):

国家档案局重新修订并颁布的档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22—2015)(以下简称新《规则》)已于2015年10月发布,2016年6月开始实施。为更好地贯彻执行新《规则》,进一步推进和规范归档文件整理工作,现结合我州实际,就贯彻执行新《规则》有关事项通知如下:

一、贯彻执行新《规则》的时间

2017年及其以后各年度形成的文书档案全部依照新《规则》进行整理。

二、文书档案分类的具体要求

文书档案采用“年度—保管期限”两级分类法,在保管期限下按问题(机构)序列进行排序。每一年度按保管期限进行流水排列,分别编制3个流水号,即永久、30年、10年各编制一个流水号。

三、文书档案档号编制的具体要求

(一)档号构成

全宗号—档案门类代码 年度—保管期限—件号

(二)编制说明

文书档案档号由全宗号、档案门类代码与年度、保管期限、件号四段式构成,各段之间以“-”连接。其中:全宗号由4位阿拉伯数字构成;档案门类代码与年度直接连接,不留空格,不加“”等任何符号,档案门类代码用WS表示文书档案,年度用4位阿拉伯数字表示公元纪年;保管期限用Y表示永久、用D30表示定期30年、用D10表示定期10年;件号用4位阿拉伯数字表示流水编号。档号中凡英文字母均采用“英文半角状态下大写”。

示例1:0065-WS2016-Y-0001。该示例为XX局全宗2016年度永久保存的第1件文书档案的档号,0065为全宗号,WS为文书档案门类代码,2016为年度,Y为保管期限是永久, 0001为件号。

示例2:0065-WS2016-D30-0001。该示例为XX局全宗2016年度定期30年保存的第1件文书档案的档号,0065为全宗号,WS为文书档案门类代码,2016为年度,D30为保管期限是定期30年,0001为件号。

四、纸质文书档案整理的其他具体要求

(一)档案装订要求

永久保存的文书档案和定期30年保存属于档案馆接收范围内的文书档案一律采用线装法装订,文件较厚的,采用左侧“三孔一线”装订方式,使用档案专用装订线;其它定期保存的文书档案可采用不锈钢订书钉装订。

(二)归档章加盖位置及填写要求

1、文书档案归档章一律加盖在文件首页右上方空白位置,如右上方有被领导批示占用等情况,应尽量在靠近右上方的位置加盖。

2、填写归档章中保管期限项时,永久、定期30年和定期10年分别填写为永久、30年和10年。

3、采用年度-保管期限两级分类,问题(机构)项为选填项。如果选择填写此项,应使用汉字填写。

4、填写归档章各项时应使用红色印泥或者黑色中性笔。

5、可根据情况适当增加归档章的尺寸。

6、除上述要求外,归档章中各项目均按照新《规则》要求填写。

示例:

65

2016

1

办公室

永久

45

 

(三)档案盒脊项目填写要求

1、档案盒脊保管期限项与归档章填写方式一致,永久、定期30年和定期10年分别填写为永久、30年和10年。

2、档案盒脊上一律使用红色印章加盖全宗号、年度、保管期限、起止件号等项目。

3、问题(机构)项为选填项,可空置不填。如选择填写,一律采用汉字填写,且使用通用的简称。 

(四)归档文件目录打印及装订要求

1、归档文件整理完毕后,至少应打印1份纸质归档文件目录,以备日常查阅检索之用。

2、归档文件目录可按不同保管期限分别装订成册,也可装订一册,不同保管期限之间设隔离卡。

3、归档文件目录为横式(A4幅面),在目录上方长侧进行装订。

4、州档案馆馆藏全宗单位在文书档案接收进馆时,需同时移交2套纸质归档文件目录和一套归档文件目录电子专用数据,具体要求由州档案局馆在档案接收进馆前提出。各单位应形成并妥善保管归档文件目录电子版专用数据,以备日常利用和档案移交时使用。

五、归档电子文件整理的具体要求

业务和档案信息化及数字档案室建设进展较大,形成和在线运行的电子文件所占比例比较高的单位,可按照新《规则》执行。其他单位可待条件具备后再执行,在此期间,须按有关规定和要求,加强对电子文件的登记、收集和管理,做好将电子文件档案数据导入专用档案管理数据库工作,积累电子文件档案资源。

附:《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)

联系电话:2879073

 

 

 

                                                                                                   延边州人力资源和社会保障局机关人事档案中心

2017年8月30日